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Für Ärzte, Zahnärzte, Therapeuten und Privatpraxen

Ein KI-Assistent für Kliniken, der die Verwaltung von der Rezeption nimmt

Terminanfragen, Umbuchungen, Erinnerungen und die immer gleichen Fragen zu Öffnungszeiten und Vorbereitung – den ganzen Tag, auf WhatsApp. Dein Hero übernimmt die Terminverwaltung rund um deine Praxis und entwirft jede Nachricht zur Freigabe. Er gibt niemals medizinische Ratschläge und trifft keine klinischen Entscheidungen.

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Nichts geht ohne dein OK raus.

Beispielkonversation

Die Rezeption antwortet auf WhatsApp statt auf Patienten

Jede Praxis kennt das Muster. Buchungs- und Umbuchungsanfragen kommen den ganzen Tag über WhatsApp. Dieselben Fragen wiederholen sich: Öffnungszeiten, Preise, Vorbereitung, Parkmöglichkeiten. Erinnerungen werden von Hand verschickt, wenn jemand eine Minute Zeit hat. Und jeder No-Show hinterlässt eine leere Stunde, die niemand kurzfristig füllen kann.

Dein Hero nimmt der Rezeption die Verwaltung ab. Er fasst eingehende Anfragen mit einem Antwortvorschlag und echten freien Terminen aus dem Praxiskalender zusammen, entwirft Terminerinnerungen und behält die praxiseigenen Fristen in einer Aufgabenliste im Blick. Jede Nachricht an einen Patienten wartet auf deine Freigabe, und dein Hero gibt niemals medizinische Ratschläge oder verwaltet klinische Unterlagen.

Das Ergebnis: Eine Rezeption, die ihre Zeit mit den Patienten vor sich verbringt – statt mit dem Telefon in der Hand.

Stell dir vor

Praxisverwaltung, die dein Hero übernimmt

Illustrative Szenarien. Namen sind Beispiele.

Beispiel: Der Nachmittag vor einem vollen Tag

Die Erinnerungsrunde vor jedem Praxistag

  • Der Moment

    Jemand an der Rezeption verschickt Erinnerungen einzeln, wenn Zeit ist, und manche werden vergessen.

  • Du schickst deinen Hero

    „Jeden Nachmittag um 16:00 Erinnerungen für die unbestätigten Termine von morgen entwerfen.“

  • Dein Hero

    Listet die unbestätigten Patienten von morgen auf und entwirft für jeden eine kurze Erinnerung mit Uhrzeit und Adresse, wartet auf Freigabe.

  • Das Ergebnis

    Jeder Patient erhält eine Erinnerung, und die Rezeption genehmigt die Runde mit einem Tippen.

Illustratives Beispiel

Stell dir vor: Eine Patientin kann am Donnerstag nicht

Die Terminverschiebungsanfrage um 21:00

  • Der Moment

    Die Nachricht wartet bis zum Morgen, und dann ist der Donnerstagstermin zu spät, um ihn noch zu besetzen.

  • Du schickst deinen Hero

    „Nichts. Dein Held fasst die Anfrage für dich zusammen.“

  • Dein Hero

    Fasst die Anfrage mit zwei offenen Alternativen aus dem Kalender und einem Antwortvorschlag zusammen, bereit zur Freigabe am frühen Morgen.

  • Das Ergebnis

    Die Patientin wird frühzeitig umgebucht, und der freigewordene Termin kann jemandem auf deiner Warteliste angeboten werden.

Illustratives Beispiel

Beispiel: „Wie soll ich mich vorbereiten?“

Die Frage, die zehnmal am Tag gestellt wird

  • Der Moment

    Die Rezeption tippt die gleichen Vorbereitungshinweise immer wieder ein.

  • Du schickst deinen Hero

    „Verwende unseren Standard-Vorbereitungstext, wenn Patienten fragen, wie sie sich auf eine Zahnreinigung vorbereiten sollen.“

  • Dein Hero

    Entwirft die Antwort aus dem Text, den du ihm gegeben hast, sodass die Rezeption nur noch prüft und sendet.

  • Das Ergebnis

    Konsistente Antworten und jedes Mal Minuten gespart.

Stell dir vor: Praxisverwaltung

Die Lizenzverlängerung, die nicht ausgelaufen ist

  • Der Moment

    Eine Lizenz, eine Gerätewartung und eine Versicherungsverlängerung fallen alle im selben Monat an, und eine wird verpasst.

  • Du schickst deinen Hero

    „Verfolge unsere Verlängerungen und erinnere mich zwei Monate vorher.“

  • Dein Hero

    Behält jede Verlängerung als verfolgte Frist bei und legt sie lange vor dem Datum in die Morgenübersicht.

  • Das Ergebnis

    Der Papierkram der Praxis bleibt aktuell, ohne dass ihn jemand im Kopf behalten muss.

Was dein Held tut und was er nie tut

Tut: Terminverwaltung

Schlägt offene Termine vor, entwirft Bestätigungen und Erinnerungen und hilft beim Umbuchen von Absagen.

Tut: wiederkehrende Verwaltungsantworten

Entwirft Antworten zu Öffnungszeiten, Preisen, Parken und Vorbereitung aus den Informationen, die du ihm gibst.

Tut: Praxis-Fristen

Verfolgt Verlängerungen, Lieferantenbestellungen und Verwaltungsaufgaben mit Erinnerungen.

Nie: medizinische Beratung

Dein Held diagnostiziert nicht, berät nicht zur Behandlung und interpretiert keine Ergebnisse. Klinische Fragen gehen an dich.

Nie: klinische Akten

Dein Held ist kein Aktenverwaltungssystem und verarbeitet keine Krankenakten.

Nie: Nachrichten ohne Freigabe

Jede Nachricht an einen Patienten wartet auf dein OK zum genauen Text.

Eine Klinikwoche, vorher und nachher

Eine illustrierte Woche in einer kleinen Privatpraxis.

Vorher

Die Rezeption beantwortet Buchungsnachrichten zwischen den Patienten. Erinnerungen gehen raus, wenn jemand daran denkt. Ein paar No-Shows pro Woche hinterlassen leere Stunden. Der gleiche Vorbereitungstext wird immer wieder getippt.

Nachher

Buchungsanfragen kommen als Zusammenfassungen mit offenen Terminen und einer fertigen Antwort an. Erinnerungen gehen jeden Nachmittag in einer genehmigten Runde raus. Wiederholte Fragen bekommen deine Standardantwort mit einem Tippen.

Erste Schritte in einer Praxis

Kalender verbinden

Verbinde den Google Calendar der Praxis, damit dein Held echte offene Termine vorschlagen kann.

Gib ihm deine Standardtexte

Öffnungszeiten, veröffentlichte Preise, Parken, Vorbereitungshinweise und Stornierungsbedingungen.

Richte die Erinnerungsroutine ein

Wähle, wann Erinnerungen entworfen werden, zum Beispiel jeden Nachmittag für den nächsten Tag.

Füge deine Fristen hinzu

Lizenzverlängerungen, Gerätewartungstermine und Lieferantenbestellungen als verfolgte Aufgaben.

Dein Hero, dein Name, dein Foto

Niemand sonst lässt dich den Assistenten gestalten, mit dem du sprichst. Die meisten Praxen benennen ihren Helden nach der Praxis und verwenden das Praxislogo, damit Patienten die Erinnerungen erkennen.

Wähle den Namen, den alle sehen

Nenne deinen Hero, wie du willst. Der Anzeigename wird auf WhatsApp und Telegram gleichzeitig aktualisiert, sodass es dieselbe Person in beiden Apps ist.

Lade dein eigenes Profilfoto hoch

Verwende ein Foto, ein Logo oder einen unserer acht Beispiel-Looks. Du lädst es einmal hoch und es erscheint in beiden Kanälen. Es gibt kein generiertes Gesicht: Das Bild ist das, das du auswählst.

Schreibe die Infozeile und die Persönlichkeit

Kurz und formell, warm und gesprächig oder irgendwo dazwischen. Dein Hero behält den Ton, den du festlegst, in jedem Chat und jedem Entwurf.

Ein Hero, der alles erledigt

Jedes Konto hat einen Hero. Der Look ist nur der Look: Jeder Hero kümmert sich auf dieselbe Weise um E-Mail, Kalender, Aufgaben, Gruppen, Recherche und Berichte.

So funktioniert HeroKit für Praxen

  • Kalender und Terminplanung

    Dein Hero prüft den Praxis-Kalender, schlägt freie Slots vor und setzt Erinnerungen, sodass Buchungsanfragen mit einem Klick erledigt sind.

  • Follow-ups und Erinnerungen bei fehlenden Antworten

    Patienten, die einen Termin nicht bestätigt haben, erhalten eine höfliche Erinnerung, die für deine Freigabe entworfen wird.

  • Posteingang-Triage über alle deine Konten

    Verbinde mehrere Gmail-Konten. HeroKit überwacht sie, filtert das Rauschen, fasst das Wichtige zusammen und alarmiert dich nur bei Dringendem.

  • Aufgabenliste, die Kreisläufe schließt

    Lieferantenbestellungen, Lizenzverlängerungen und Admin-Fristen werden mit frühen Erinnerungen verfolgt.

  • Automatisierungen nach deinem Zeitplan

    Tägliche Terminübersichten und wöchentliche Admin-Berichte, die von selbst laufen.

  • Und alles andere, was ein großartiger Executive Assistant tut, rund um die Uhr.

    Alle Funktionen ansehen

So funktioniert's

So funktioniert HeroKit, Schritt für Schritt
  1. 1

    Hol dir die Nummer deines Heroes

    Dein Hero bekommt seine eigene WhatsApp- und Telegram-Nummer. Speichere sie als Kontakt wie jeden anderen.

  2. 2

    Verbinde deine Konten

    Verbinde Gmail, Google Calendar und die anderen Apps, die du nutzt, damit dein Hero dort arbeiten kann, wo deine Arbeit bereits ist.

  3. 3

    Schreib deinem Hero wie einem Menschen

    Schreib deinem Hero, sende eine Sprachnachricht, leite ihm alles weiter oder füge ihn zu einer Gruppe hinzu. Er entwirft, du gibst frei.

Du behältst die Kontrolle

Nichts geht ohne dein OK raus. Nachrichten und E-Mails an andere Personen werden erst gesendet, nachdem du den genauen Text genehmigt hast.

  • Genehmigungsstufen. Wähle, was dein Held allein macht, was er zuerst fragt und was er nur plant.

  • Keine automatischen Antworten an Fremde. Eingehende Nachrichten werden dir mit einem Antwortvorschlag zusammengefasst.

  • Privat by Design. Passwörter und Schlüssel bleiben in einem sicheren Tresor, und deine Daten werden niemals geteilt.

  • Wöchentlicher Nutzungsbericht. Sieh genau, was dein Held getan hat und was es gekostet hat.

Fragen von Praxen

Fragen, die wir nicht beantwortet haben?

Schreib an hello@herokit.ai oder schick uns eine Nachricht.

Sprich mit uns
Gibt HeroKit medizinische Ratschläge an Patienten?

Nein. Dein Hero übernimmt nur Admin-Aufgaben: Terminplanung, Erinnerungen und wiederkehrende praktische Fragen. Medizinische Fragen gehen an dich, und jede Nachricht an einen Patienten wartet auf deine Freigabe.

Kann HeroKit No-Shows reduzieren?

Dein Hero entwirft Erinnerungen für unbestätigte Termine nach dem von dir festgelegten Zeitplan, sodass jeder Patient erinnert wird. Du genehmigst die Runde, bevor sie rausgeht.

Speichert HeroKit Patientenakten?

Nein. HeroKit ist kein Akten-System. Es arbeitet mit deinem Kalender, E-Mail und Chats für Admin-Aufgaben.

Antwortet HeroKit neuen Patienten von selbst?

Nein. Nachrichten von Personen, die dein Hero nicht kennt, werden für dich zusammengefasst, mit einem Antwortvorschlag, aber niemals automatisch beantwortet.

Kann das Rezeptionspersonal den Hero nutzen?

Jedes Konto hat einen Hero. Füge ihn zu deiner Mitarbeiter-Gruppe hinzu und das Team kann ihn nach dem Zeitplan und offenen Aufgaben fragen.

Kann HeroKit mit unserem Buchungskalender arbeiten?

HeroKit verbindet sich mit Google Calendar. Sprich mit uns über das Buchungssystem, das du nutzt, und wir sagen dir, wie dein Hero damit arbeiten kann.

Können Patienten über WhatsApp buchen?

Patienten können wie gewohnt schreiben. Dein Hero fasst jede Anfrage mit freien Slots und einem Antwortvorschlag für deine Freigabe zusammen.

Wie wird HeroKit für eine Praxis abgerechnet?

HeroKit ist ein monatliches Abonnement. Du kannst jederzeit kündigen, und dein Hero arbeitet bis zum Ende des bezahlten Monats weiter. Es gibt keine Rückerstattungen, da ein dedizierter Server und dein Hero sofort nach Zahlung eingerichtet werden.

Erledige Dinge mit HeroKit

Weil deine Zeit kostbar ist.

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