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Für Steuerberater und Buchhalter

Ein KI-Assistent für Buchhalter, der die Unterlagen für dich verfolgt

Jeden Monat dieselbe Jagd: Belege, Rechnungen und Kontoauszüge von jedem Mandanten, dann die Fristen zum Quartalsende. Dein Hero sammelt, verfolgt und erinnert aus WhatsApp und Telegram und entwirft jede Mandantennachricht zur Freigabe.

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Nichts geht ohne dein OK raus.

Beispielkonversation

Achtzig Mandanten, ein Monat, dieselbe Jagd

Zu Beginn jedes Monats schickst du jedem Mandanten dieselbe Nachricht: Bitte senden Sie Ihre Belege, Rechnungen und Kontoauszüge. Ein Drittel antwortet pünktlich. Ein Drittel antwortet spät. Der Rest schickt Fotos von zerknüllten Belegen per WhatsApp ohne Kontext, um 23:00 Uhr, drei Tage nach der Frist.

Dann kommt das Quartalsende, wenn alle Fristen in dieselbe Woche fallen und dieselbe Frage von zwanzig Leuten kommt: „Wie viel schulde ich?“ Du bist Steuerberater, aber du verbringst einen großen Teil des Monats als Inkassoabteilung.

HeroKit gibt dir einen Assistenten, der die Jagd übernimmt. Dein Hero sendet die monatliche Dokumentenanforderung zur Freigabe, verfolgt, wer geantwortet hat, erinnert die anderen, führt eine Checkliste pro Mandant und setzt jede Abgabefrist mit frühen Erinnerungen auf deine Aufgabenliste. Jede Nachricht an einen Mandanten wartet auf dein OK.

Stell dir vor

Buchhaltungsmomente, die dein Hero übernimmt

Illustrative Szenarien. Namen sind Beispiele.

Beispiel: der erste Werktag des Monats

Die monatliche Jagd, die sich selbst erledigt

  • Der Moment

    Du kopierst dieselbe Anfrage in Dutzende Chats und E-Mails und versuchst dann, dich zu erinnern, wer geantwortet hat.

  • Du schickst deinen Hero

    „Am Ersten jedes Monats alle Klienten nach den Unterlagen des Vormonats fragen und alle, die nach fünf Tagen noch nichts geschickt haben, erinnern.“

  • Dein Hero

    Entwirft die Anfragen zur Freigabe, verfolgt Antworten in einem Google Sheet und entwirft Erinnerungen für säumige Klienten.

  • Das Ergebnis

    Das Nachfassen läuft jeden Monat pünktlich, und du schaust nur auf die Liste.

Illustratives Beispiel

Stell dir vor: Dienstag, 23:00 Uhr

Das Belegfoto ohne Kontext

  • Der Moment

    Ein Klient schickt fünf Belegfotos per WhatsApp ohne Nachricht. Du weißt nicht, zu welchem Monat oder welcher Firma sie gehören.

  • Du schickst deinen Hero

    „Leite sie an deinen Hero weiter: ‚Buche diese für die Akte Dahan und frag sie, wofür der Restaurantbeleg war.‘“

  • Dein Hero

    Ordnet die Belege der richtigen Klienten-Checkliste zu und entwirft eine kurze Frage an den Klienten zur Freigabe.

  • Das Ergebnis

    Die Belege sind abgelegt und die Frage ist gestellt, ohne dass du einen Laptop aufklappst.

Beispiel: Berichtssaison

Die Quartalsendwoche, die sich nicht staute

  • Der Moment

    Jedes Quartal fallen alle Fristen in dieselbe Woche, und irgendetwas ist immer verspätet.

  • Du schickst deinen Hero

    „Erinnere mich drei Wochen vor jeder Quartalsfrist eines Klienten daran, was noch fehlt.“

  • Dein Hero

    Verfolgt jede Frist und sendet dir eine frühe Erinnerung mit den fehlenden Unterlagen für diesen Klienten.

  • Das Ergebnis

    Das Quartalsende wird zu einem Zeitplan statt zu einem Gerangel.

Illustratives Beispiel

Stell dir vor: „Wie viel schulde ich?“

Dieselbe Frage zwanzig Mal

  • Der Moment

    Klienten fragen nach Beträgen und Fälligkeiten, die du ihnen schon geschickt hast. Jede Antwort bedeutet, alles erneut nachzuschlagen.

  • Du schickst deinen Hero

    „Wenn ein Klient fragt, was er schuldet, finde heraus, was ich ihm zuletzt geschickt habe, und entwirf die Antwort.“

  • Dein Hero

    Findet den Betrag und das Fälligkeitsdatum in deinen früheren E-Mails und entwirft die Antwort zur Freigabe.

  • Das Ergebnis

    Ein Tipp pro Klient statt einer Suche pro Klient.

Praktische Aufgaben zum Delegieren

Dokumentenanfragen

Monatliche und vierteljährliche Anfragen an jeden Klienten, entworfen und verfolgt.

Probier: „Frag jeden Klienten nach den September-Unterlagen.“

Erinnerungen

Höfliche Erinnerungen an säumige Klienten nach deinem Zeitplan.

Probier: „Erinnere säumige Klienten alle vier Tage.“

Klienten-Checklisten

Ein Google Sheet pro Monat darüber, was eingegangen ist und was fehlt.

Probier: „Zeig mir, was die Cohens noch schulden.“

Fristen

Ablage- und Berichtstermine als verfolgte Aufgaben mit frühen Erinnerungen.

Probier: „Was ist in den nächsten drei Wochen fällig?“

Terminplanung

Kliententermine mit echten Slots aus deinem Kalender gebucht.

Probier: „Buche das Jahresgespräch mit Ari nächste Woche.“

Posteingang sortieren

E-Mails vom Finanzamt und von der Bank als dringend markiert; der Rest wartet auf dein Morgenbriefing.

Probier: „Ping mich nur für das Finanzamt und die Bank.“

Kontrolle und Vertraulichkeit

Finanzdaten sind sensibel. Mit HeroKit geht nichts an einen Klienten ohne deine Freigabe des exakten Textes, und Nachrichten von Personen, die dein Hero nicht kennt, werden für dich zusammengefasst statt beantwortet. Passwörter und Schlüssel bleiben in einem sicheren Tresor, und deine Daten werden niemals weitergegeben.

Dein Hero ist ein Admin-Assistent. Er gibt keine Steuer- oder Buchhaltungsberatung; er übernimmt das Nachfassen, Verfolgen, Planen und Entwerfen rund um deine Arbeit.

Dein Hero, dein Name, dein Foto

Niemand sonst lässt dich den Assistenten gestalten, mit dem du sprichst. Viele Steuerberater verwenden den Firmennamen und das Logo für ihren Hero, damit Klienten die Erinnerungen erkennen.

Wähle den Namen, den alle sehen

Nenne deinen Hero, wie du willst. Der Anzeigename wird auf WhatsApp und Telegram gleichzeitig aktualisiert, sodass es dieselbe Person in beiden Apps ist.

Lade dein eigenes Profilfoto hoch

Verwende ein Foto, ein Logo oder einen unserer acht Beispiel-Looks. Du lädst es einmal hoch und es erscheint in beiden Kanälen. Es gibt kein generiertes Gesicht: Das Bild ist das, das du auswählst.

Schreibe die Infozeile und die Persönlichkeit

Kurz und formell, warm und gesprächig oder irgendwo dazwischen. Dein Hero behält den Ton, den du festlegst, in jedem Chat und jedem Entwurf.

Ein Hero, der alles erledigt

Jedes Konto hat einen Hero. Der Look ist nur der Look: Jeder Hero kümmert sich auf dieselbe Weise um E-Mail, Kalender, Aufgaben, Gruppen, Recherche und Berichte.

So funktioniert HeroKit für Steuerberater

  • Follow-ups und Erinnerungen bei fehlenden Antworten

    Mandanten, die ihre Unterlagen nicht geschickt haben, erhalten eine höfliche Erinnerung nach deinem Zeitplan, als Entwurf zur Genehmigung.

  • Aufgabenliste, die Kreisläufe schließt

    Fristen für Einreichung und Berichterstattung für jeden Mandanten als Aufgaben verfolgt, mit Erinnerungen Wochen im Voraus.

  • Posteingang-Triage über alle deine Konten

    Verbinde mehrere Gmail-Konten. HeroKit überwacht sie, filtert das Rauschen, fasst das Wichtige zusammen und alarmiert dich nur bei Dringendem.

  • Inhalte, Design und Dokumente

    Dokumentenlisten, Mandanten-Checklisten und Zusammenfassungen werden erstellt und in Google Sheets und Docs gepflegt.

  • Automatisierungen nach deinem Zeitplan

    Monatliche Dokumentenanforderungen und Quartalsend-Erinnerungen, die von selbst laufen.

  • Und alles andere, was ein großartiger Executive Assistant tut, rund um die Uhr.

    Alle Funktionen ansehen

So funktioniert's

So funktioniert HeroKit, Schritt für Schritt
  1. 1

    Hol dir die Nummer deines Heroes

    Dein Hero bekommt seine eigene WhatsApp- und Telegram-Nummer. Speichere sie als Kontakt wie jeden anderen.

  2. 2

    Verbinde deine Konten

    Verbinde Gmail, Google Calendar und die anderen Apps, die du nutzt, damit dein Hero dort arbeiten kann, wo deine Arbeit bereits ist.

  3. 3

    Schreib deinem Hero wie einem Menschen

    Schreib deinem Hero, sende eine Sprachnachricht, leite ihm alles weiter oder füge ihn zu einer Gruppe hinzu. Er entwirft, du gibst frei.

Du behältst die Kontrolle

Nichts geht ohne dein OK raus. Nachrichten und E-Mails an andere Personen werden erst gesendet, nachdem du den genauen Text genehmigt hast.

  • Genehmigungsstufen. Wähle, was dein Held allein macht, was er zuerst fragt und was er nur plant.

  • Keine automatischen Antworten an Fremde. Eingehende Nachrichten werden dir mit einem Antwortvorschlag zusammengefasst.

  • Privat by Design. Passwörter und Schlüssel bleiben in einem sicheren Tresor, und deine Daten werden niemals geteilt.

  • Wöchentlicher Nutzungsbericht. Sieh genau, was dein Held getan hat und was es gekostet hat.

Fragen von Steuerberatern

Fragen, die wir nicht beantwortet haben?

Schreib an hello@herokit.ai oder schick uns eine Nachricht.

Sprich mit uns
Kann HeroKit Mandanten wegen Belegen und Kontoauszügen nachfassen?

Ja. Dein Hero entwirft Anfragen und Erinnerungen nach deinem Zeitplan, wartet auf deine Genehmigung und verfolgt in einem Google Sheet, wer was gesendet hat.

Gibt HeroKit meinen Mandanten Steuerberatung?

Nein. Dein Hero erledigt die Verwaltung: Anfragen, Erinnerungen, Checklisten, Terminplanung und Entwürfe. Die Beratung bleibt bei dir, und du genehmigst jede Nachricht.

Kann HeroKit Einreichungsfristen für jeden Mandanten verfolgen?

Ja. Jede Frist wird als verfolgte Aufgabe mit Erinnerungen so früh wie gewünscht angelegt, und die fehlenden Dokumente werden mit aufgeführt.

Können Mandanten Dokumente per WhatsApp an meinen Hero senden?

Mandanten können wie gewohnt an dich senden; du leitest es an deinen Hero weiter oder fügst es einer Mandantengruppe hinzu, und er protokolliert, was eingegangen ist, gegen die Checkliste.

Sind die Finanzdaten der Mandanten privat?

Passwörter und Schlüssel bleiben in einem sicheren Tresor, deine Daten werden niemals geteilt, und du kannst sehen und bearbeiten, was dein Hero sich merkt.

Können meine Mitarbeiter den Hero auch nutzen?

Jedes Konto hat einen Hero. Füge ihn zu deiner Bürogruppe hinzu, und deine Mitarbeiter können ihn zu Fristen und fehlenden Dokumenten befragen.

Wie wird HeroKit für eine Steuerberatungspraxis abgerechnet?

HeroKit ist ein monatliches Abonnement. Du kannst jederzeit kündigen, und dein Hero arbeitet bis zum Ende des bezahlten Monats weiter. Es gibt keine Rückerstattungen, da ein dedizierter Server und dein Hero sofort nach Zahlung eingerichtet werden.

Kann HeroKit Fragen wie „Wie viel schulde ich?“ beantworten?

Dein Hero findet den Betrag und das Fälligkeitsdatum, die du dem Mandanten bereits gesendet hast, und entwirft die Antwort. Du genehmigst sie, bevor sie rausgeht.

Erledige Dinge mit HeroKit

Weil deine Zeit kostbar ist.

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