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Pour les médecins, dentistes, thérapeutes et cliniques privées

Un assistant personnel IA pour les cliniques qui enlève l’administration de la réception

Demandes de réservation, reprogrammations, rappels et les mêmes questions sur les horaires et la préparation, toute la journée, sur WhatsApp. Votre héros gère l'administratif autour de votre cabinet et rédige chaque message pour votre validation. Il ne donne jamais de conseil médical et ne touche jamais aux décisions cliniques.

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Rien ne part sans votre accord.

Exemple de conversation

La réception répond sur WhatsApp au lieu de s'occuper des patients

Chaque clinique connaît le schéma. Les demandes de réservation et de reprogrammation arrivent toute la journée sur WhatsApp. Les mêmes questions reviennent : horaires d'ouverture, tarifs, comment se préparer, où se garer. Les rappels sont envoyés à la main, quand quelqu'un a une minute. Et chaque rendez-vous manqué laisse une heure vide que personne ne peut combler à court terme.

Votre héros décharge la réception de l'administratif. Il résume les demandes entrantes avec une réponse suggérée, propose de vrais créneaux disponibles depuis l'agenda du cabinet, rédige les rappels de rendez-vous et garde les échéances propres à la clinique sur une liste de tâches. Chaque message à un patient attend votre validation, et votre héros ne donne jamais de conseil médical ni ne gère de dossiers cliniques.

Résultat : un accueil qui passe son temps avec les patients en face de lui, plutôt qu'avec le téléphone à la main.

Imaginez

L'administratif de clinique que votre héros prend en charge

Scénarios illustratifs. Les noms sont des exemples.

Exemple : l'après-midi avant une journée chargée

La tournée des rappels avant chaque journée de consultation

  • Le moment

    Quelqu'un à la réception envoie les rappels un par un, quand il y a le temps, et certains sont oubliés.

  • Vous envoyez votre héros

    « Chaque après-midi à 16h00, rédigez des rappels pour les rendez-vous non confirmés du lendemain. »

  • Votre héros

    Liste les patients non confirmés du lendemain et rédige un court rappel pour chacun avec l'heure et l'adresse, en attente d'approbation.

  • Le résultat

    Chaque patient reçoit un rappel, et l'accueil approuve la tournée en un clic.

Exemple illustratif

Imaginez : une patiente ne peut pas venir jeudi

La demande de report à 21h00

  • Le moment

    Le message attend le matin, et d'ici là le créneau de jeudi est trop tard pour être pourvu.

  • Vous envoyez votre héros

    « Rien. Votre hero résume la demande pour vous. »

  • Votre héros

    Résume la demande avec deux alternatives ouvertes du calendrier et une réponse suggérée, prête à être approuvée dès le matin.

  • Le résultat

    La patiente est replacée tôt, et le créneau libéré peut être proposé à quelqu'un sur votre liste d'attente.

Exemple illustratif

Exemple : « Comment dois-je me préparer ? »

La question posée dix fois par jour

  • Le moment

    L'accueil tape encore et encore les mêmes consignes de préparation.

  • Vous envoyez votre héros

    « Utilisez notre texte de préparation standard quand les patients demandent comment se préparer à un détartrage. »

  • Votre héros

    Rédige la réponse à partir du texte que vous lui avez fourni, ainsi l'accueil ne fait que vérifier et envoyer.

  • Le résultat

    Des réponses cohérentes, et des minutes gagnées à chaque fois.

Imaginez : l'administration du cabinet

Le renouvellement de licence qui n'a pas expiré

  • Le moment

    Une licence, un entretien d'équipement et un renouvellement d'assurance arrivent tous à échéance le même mois, et l'un est oublié.

  • Vous envoyez votre héros

    « Suivez nos renouvellements et rappelez-moi deux mois à l'avance. »

  • Votre héros

    Garde chaque renouvellement comme une échéance suivie et l'intègre au brief du matin bien avant la date.

  • Le résultat

    Les papiers du cabinet restent à jour sans que personne n'ait à y penser.

Ce que votre hero fait, et ce qu'il ne fait jamais

Fait : l'administration des rendez-vous

Suggère des créneaux ouverts, rédige les confirmations et les rappels, et aide à replacer les annulations.

Fait : les réponses administratives répétitives

Rédige des réponses sur les horaires, les tarifs, le stationnement et la préparation à partir des informations que vous lui donnez.

Fait : les échéances du cabinet

Suit les renouvellements, les commandes fournisseurs et les tâches administratives avec des rappels.

Jamais : les conseils médicaux

Votre hero ne pose pas de diagnostic, ne conseille pas de traitement et n'interprète pas les résultats. Les questions cliniques vous reviennent.

Jamais : les dossiers cliniques

Votre hero n'est pas un système de dossiers et ne gère pas les dossiers médicaux.

Jamais : les messages sans approbation

Chaque message à un patient attend votre OK sur le texte exact.

Une semaine au cabinet, avant et après

Une semaine illustrative dans un petit cabinet privé.

Avant

L'accueil répond aux messages de réservation entre deux patients. Les rappels partent quand quelqu'un y pense. Quelques rendez-vous manqués par semaine laissent des heures vides. Le même texte de préparation est tapé encore et encore.

Après

Les demandes de réservation arrivent sous forme de résumés avec les créneaux ouverts et une réponse prête. Les rappels partent chaque après-midi en une tournée approuvée. Les questions répétées obtiennent votre réponse standard en un clic.

Démarrer dans un cabinet

Connectez le calendrier

Connectez le Google Calendar du cabinet pour que votre hero puisse suggérer de vrais créneaux ouverts.

Fournissez vos textes standards

Horaires d'ouverture, tarifs publiés, stationnement, consignes de préparation et politique d'annulation.

Définissez la routine de rappels

Choisissez quand les rappels sont rédigés, par exemple chaque après-midi pour le lendemain.

Ajoutez vos échéances

Renouvellements de licence, dates d'entretien des équipements et commandes fournisseurs comme tâches suivies.

Votre héros, votre nom, votre photo

Personne d'autre ne vous laisse façonner l'assistant à qui vous parlez. La plupart des cabinets nomment leur hero d'après le cabinet et utilisent le logo de la clinique, pour que les patients reconnaissent les rappels.

Choisissez le nom que les gens voient

Appelez votre héros comme vous voulez. Le nom affiché se met à jour sur WhatsApp et sur Telegram en même temps, pour que ce soit la même personne sur les deux applis.

Importez votre propre photo de profil

Utilisez une photo, un logo ou l'une de nos huit apparences d'exemple. Vous l'importez une fois et elle s'affiche sur les deux canaux. Pas de visage généré : l'image est celle que vous choisissez.

Rédigez la ligne de présentation et la personnalité

Court et formel, chaleureux et bavard, ou entre les deux. Votre héros garde le ton que vous avez défini dans chaque conversation et chaque brouillon.

Un seul héros qui fait tout

Chaque compte a un héros. L'apparence n'est que l'apparence : chaque héros gère les e-mails, l'agenda, les tâches, les groupes, la recherche et les rapports de la même façon.

Comment HeroKit fonctionne pour les cliniques

  • Calendrier et planification

    Votre héros consulte le calendrier du cabinet, propose des créneaux disponibles et définit des rappels, pour que les demandes de rendez-vous se règlent en un clic.

  • Relances et rappels sans réponse

    Les patients qui n'ont pas confirmé un rendez-vous reçoivent un rappel courtois, rédigé pour votre approbation.

  • Tri de la boîte de réception sur tous vos comptes

    Connectez plusieurs comptes Gmail. HeroKit les surveille, filtre le bruit, résume l'essentiel et ne vous alerte que sur ce qui est urgent.

  • Liste de tâches qui boucle les boucles

    Commandes fournisseurs, renouvellements de licences et échéances administratives suivis avec des rappels anticipés.

  • Automatisations selon votre planning

    Des résumés quotidiens du planning et des rapports administratifs hebdomadaires qui s'exécutent tout seuls.

  • Et tout ce qu'un excellent assistant de direction fait, 24h/24 et 7j/7.

    Voir toutes les fonctionnalités

Comment ça marche

Comment fonctionne HeroKit, étape par étape
  1. 1

    Obtenez le numéro de votre hero

    Votre hero reçoit son propre numéro WhatsApp et Telegram. Enregistrez-le comme n'importe quel contact.

  2. 2

    Connectez vos comptes

    Connectez Gmail, Google Calendar et les autres applications que vous utilisez, pour que votre hero travaille là où se trouve déjà votre travail.

  3. 3

    Écrivez à votre hero comme à une personne

    Envoyez un message à votre hero, un vocal, transférez-lui n'importe quoi ou ajoutez-le à un groupe. Il rédige, vous validez.

Vous gardez le contrôle

Rien ne part sans votre accord. Les messages et e-mails vers d'autres personnes ne sont envoyés qu'après votre approbation du texte exact.

  • Niveaux d'approbation. Choisissez ce que votre hero fait seul, ce qu'il demande d'abord et ce qu'il ne fait que planifier.

  • Pas de réponses automatiques aux inconnus. Les messages entrants vous sont résumés avec une réponse suggérée.

  • Confidentiel par conception. Les mots de passe et les clés restent dans un coffre-fort sécurisé, et vos données ne sont jamais partagées.

  • Rapport d'utilisation hebdomadaire. Voyez exactement ce que votre hero a fait et ce que cela a coûté.

Questions des cliniques

Des questions sans réponse ?

Écrivez à hello@herokit.ai ou envoyez-nous un message.

Parlez-nous
HeroKit donne-t-il des conseils médicaux aux patients ?

Non. Votre héros ne s'occupe que de l'administratif : planification, rappels et questions pratiques récurrentes. Les questions médicales vous sont adressées, et chaque message à un patient attend votre approbation.

HeroKit peut-il réduire les rendez-vous manqués ?

Votre héros rédige des rappels pour les rendez-vous non confirmés selon le calendrier que vous définissez, pour que chaque patient soit rappelé. Vous approuvez la série avant son envoi.

HeroKit stocke-t-il les dossiers médicaux ?

Non. HeroKit n'est pas un système de dossiers. Il fonctionne avec votre calendrier, vos e-mails et vos conversations pour les tâches administratives.

HeroKit répondra-t-il tout seul aux nouveaux patients ?

Non. Les messages de personnes que votre héros ne connaît pas vous sont résumés avec une réponse suggérée, jamais répondus automatiquement.

Le personnel d'accueil peut-il utiliser le héros ?

Chaque compte a un héros. Ajoutez-le à votre groupe d'équipe et l'équipe pourra l'interroger sur le planning et les tâches en cours.

HeroKit peut-il fonctionner avec notre calendrier de réservation ?

HeroKit se connecte à Google Calendar. Parlez-nous du système de réservation que vous utilisez et nous vous dirons comment votre héros peut interagir avec lui.

Les patients peuvent-ils réserver via WhatsApp ?

Les patients peuvent envoyer des messages comme aujourd'hui. Votre héros résume chaque demande avec les créneaux disponibles et une réponse suggérée pour votre approbation.

Comment HeroKit est-il facturé pour une clinique ?

HeroKit est un abonnement mensuel. Vous pouvez annuler à tout moment et votre hero continue de fonctionner jusqu'à la fin du mois payé. Aucun remboursement n'est possible, car un serveur dédié et votre hero sont mis en place dès votre paiement.

Accomplissez vos tâches avec HeroKit

Parce que votre temps est précieux.

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