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Per commercialisti e contabili

Un assistente AI per contabili che insegue la burocrazia per te

Ogni mese la stessa caccia: ricevute, fatture ed estratti conto da ogni cliente, poi le scadenze di fine trimestre. Il tuo hero raccoglie, tiene traccia e ricorda da WhatsApp e Telegram, e prepara ogni messaggio ai clienti per la tua approvazione.

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Niente esce senza il tuo OK.

Conversazione di esempio

Ottanta clienti, un mese, di nuovo la stessa caccia

A inizio mese mandi lo stesso messaggio a ogni cliente: inviami ricevute, fatture ed estratti conto. Un terzo risponde in tempo. Un terzo in ritardo. Gli altri mandano foto di scontrini stropicciati su WhatsApp senza contesto, alle 23:00, tre giorni dopo la scadenza.

Poi arriva la fine del trimestre, quando tutte le scadenze cadono nella stessa settimana, e da venti persone arriva la stessa domanda: "quanto devo?" Sei un commercialista, ma passi gran parte del mese a fare il recupero crediti.

HeroKit ti dà un assistente che gestisce la caccia. Il tuo hero invia la richiesta mensile dei documenti per la tua approvazione, tiene traccia di chi ha risposto, sollecita chi non l'ha fatto, mantiene una checklist per cliente e inserisce ogni scadenza nella tua lista attività con promemoria anticipati. Ogni messaggio a un cliente aspetta il tuo OK.

Immagina questo

I momenti contabili di cui si occupa il tuo hero

Scenari illustrativi. I nomi sono esempi.

Esempio: il primo giorno lavorativo del mese

La caccia mensile che si gestisce da sola

  • Il momento

    Copi la stessa richiesta in decine di chat ed email, poi cerchi di ricordare chi ha risposto.

  • Invii il tuo eroe

    «Il primo di ogni mese, chiedi a tutti i clienti i documenti del mese scorso e ricorda a chi non li ha inviati dopo cinque giorni.»

  • Il tuo eroe

    Prepara le richieste per la tua approvazione, tiene traccia delle risposte in un Google Sheet e redige i solleciti per i clienti in ritardo.

  • Il risultato

    Il sollecito avviene puntualmente ogni mese e tu devi solo controllare la lista.

Esempio illustrativo

Immagina: martedì alle 23:00

La foto della ricevuta senza contesto

  • Il momento

    Un cliente invia cinque foto di ricevute su WhatsApp senza messaggio. Non sai a quale mese o a quale azienda appartengono.

  • Invii il tuo eroe

    «Inoltrale al tuo hero: "registrale per il fascicolo Dahan e chiedile a cosa si riferiva quella del ristorante".»

  • Il tuo eroe

    Registra le ricevute nella checklist del cliente giusto e prepara una breve domanda al cliente per la tua approvazione.

  • Il risultato

    Le ricevute sono archiviate e la domanda è posta, senza che tu debba aprire un portatile.

Esempio: stagione delle scadenze

La settimana di fine trimestre che non si è accumulata

  • Il momento

    Ogni trimestre, tutte le scadenze arrivano nella stessa settimana e qualcosa è sempre in ritardo.

  • Invii il tuo eroe

    «Ricordami tre settimane prima della scadenza trimestrale di ogni cliente, con ciò che manca ancora.»

  • Il tuo eroe

    Tiene traccia di ogni scadenza e ti invia un promemoria anticipato con i documenti mancanti per quel cliente.

  • Il risultato

    La fine del trimestre diventa un programma invece di una corsa.

Esempio illustrativo

Immagina: «quanto devo?»

La stessa domanda venti volte

  • Il momento

    I clienti chiedono importi e scadenze che hai già inviato. Ogni risposta significa cercarli di nuovo.

  • Invii il tuo eroe

    «Quando un cliente chiede quanto deve, trova l'ultimo importo che gli ho inviato e prepara la risposta.»

  • Il tuo eroe

    Trova l'importo e la scadenza nelle tue email precedenti e prepara la risposta per la tua approvazione.

  • Il risultato

    Un tocco per cliente invece di una ricerca per cliente.

Attività pratiche da delegare

Richieste documenti

Richieste mensili e trimestrali a ogni cliente, preparate e monitorate.

Prova: «Chiedi a ogni cliente i documenti di settembre.»

Solleciti

Solleciti gentili ai clienti in ritardo secondo il programma che imposti.

Prova: «Ricorda ai clienti in ritardo ogni quattro giorni.»

Checklist clienti

Un Google Sheet per mese con ciò che è arrivato e ciò che manca.

Prova: «Mostrami cosa devono ancora i Cohen.»

Scadenze

Date di archiviazione e rendicontazione come attività monitorate con promemoria anticipati.

Prova: «Cosa scade nelle prossime tre settimane?»

Pianificazione

Riunioni con i clienti prenotate con slot reali dal tuo calendario.

Prova: «Prenota la revisione annuale con Ari la prossima settimana.»

Smistamento inbox

Email dell'Agenzia delle Entrate e della banca segnalate come urgenti; le altre attendono il tuo briefing mattutino.

Prova: «Avvisami solo per l'Agenzia delle Entrate e la banca.»

Controllo e riservatezza

I dati finanziari sono sensibili. Con HeroKit, nulla va a un cliente senza la tua approvazione del testo esatto, e i messaggi di persone che il tuo hero non conosce vengono riassunti per te invece di ricevere risposta. Password e chiavi restano in una cassaforte sicura e i tuoi dati non vengono mai condivisi.

Il tuo hero è un assistente amministrativo. Non fornisce consulenza fiscale o contabile; gestisce solleciti, monitoraggio, pianificazione e bozze attorno al tuo lavoro.

Il tuo hero, il tuo nome, la tua foto

Nessun altro ti permette di plasmare l'assistente con cui parli. Molti commercialisti usano il nome e il logo dello studio per il loro hero, così i clienti riconoscono i solleciti.

Scegli il nome che vedono gli altri

Chiama il tuo hero come preferisci. Il nome visualizzato si aggiorna insieme su WhatsApp e Telegram, così è la stessa persona su entrambe le app.

Carica la tua foto profilo

Usa una foto, un logo o uno degli otto esempi che trovi. La carichi una volta e appare su entrambi i canali. Nessun volto generato: l'immagine è quella che scegli tu.

Scrivi la bio e la personalità

Breve e formale, caloroso e chiacchierone, o qualcosa nel mezzo. Il tuo hero mantiene il tono che imposti in ogni chat e in ogni bozza.

Un solo hero che fa tutto

Ogni account ha un hero. L'aspetto è solo l'aspetto: ogni hero gestisce email, calendario, attività, gruppi, ricerche e report allo stesso modo.

Come funziona HeroKit per i commercialisti

  • Follow-up e promemoria senza risposta

    I clienti che non hanno inviato i documenti ricevono un promemoria gentile secondo i tuoi tempi, redatto per la tua approvazione.

  • Una lista di attività che chiude i cerchi

    Scadenze di archiviazione e reportistica per ogni cliente tracciate come attività, con promemoria settimane prima.

  • Triage della casella di posta su tutti i tuoi account

    Collega più account Gmail. HeroKit li monitora, filtra il rumore, riassume ciò che conta e ti avvisa solo su ciò che è urgente.

  • Contenuti, design e documenti

    Elenchi documenti, checklist clienti e riassunti scritti e conservati in Google Sheets e Docs.

  • Automazioni secondo i tuoi tempi

    Richieste mensili di documenti e promemoria di fine trimestre che si attivano da soli.

  • E tutto il resto che fa un grande assistente di direzione, 24/7.

    Scopri tutte le funzionalità

Come funziona

Come funziona HeroKit, passo dopo passo
  1. 1

    Ottieni il numero del tuo hero

    Il tuo hero riceve un proprio numero WhatsApp e Telegram. Salvalo come contatto come faresti con chiunque altro.

  2. 2

    Collega i tuoi account

    Collega Gmail, Google Calendar e le altre app che usi, così il tuo hero può lavorare dove già lavori tu.

  3. 3

    Scrivi al tuo hero come a una persona

    Scrivi al tuo hero, invia un messaggio vocale, inoltra qualsiasi cosa o aggiungilo a un gruppo. Lui redige, tu approvi.

Tu mantieni il controllo

Niente esce senza il tuo OK. Messaggi ed email ad altre persone vengono inviati solo dopo che hai approvato il testo esatto.

  • Livelli di approvazione. Scegli cosa fa il tuo hero da solo, cosa chiede prima e cosa solo pianifica.

  • Nessuna risposta automatica agli sconosciuti. I messaggi in arrivo ti vengono riassunti con una risposta suggerita.

  • Privato per design. Password e chiavi restano in una cassaforte sicura e i tuoi dati non vengono mai condivisi.

  • Report settimanale di utilizzo. Vedi esattamente cosa ha fatto il tuo hero e quanto è costato.

Domande dei commercialisti

Domande che non abbiamo coperto?

Scrivi a hello@herokit.ai o mandaci un messaggio.

Parla con noi
HeroKit può sollecitare i clienti per ricevute e estratti conto?

Sì. Il tuo hero redige richieste e promemoria secondo i tuoi tempi, attende la tua approvazione e tiene traccia di chi ha inviato cosa in un Google Sheet.

HeroKit dà consulenza fiscale ai miei clienti?

No. Il tuo hero gestisce l'amministrazione: richieste, promemoria, checklist, pianificazione e bozze. La consulenza resta a te e approvi ogni messaggio.

HeroKit può tracciare le scadenze di archiviazione per ogni cliente?

Sì. Ogni scadenza diventa un'attività tracciata con promemoria precoci quanto vuoi, e i documenti mancanti sono elencati insieme.

I clienti possono inviare documenti al mio hero su WhatsApp?

I clienti possono inviare a te come fanno oggi; tu inoltri al tuo hero, o lo aggiungi a un gruppo cliente, e lui registra ciò che è arrivato rispetto alla checklist.

I dati finanziari dei clienti sono privati?

Password e chiavi restano in una cassaforte sicura, i tuoi dati non vengono mai condivisi e puoi vedere e modificare ciò che il tuo hero ricorda.

Anche il mio staff può usare l'hero?

Ogni account ha un hero. Aggiungilo al gruppo del tuo ufficio e il tuo staff può chiedergli informazioni su scadenze e documenti mancanti.

Come viene fatturato HeroKit per uno studio di commercialisti?

HeroKit è un abbonamento mensile. Puoi disdire in qualsiasi momento e il tuo hero continua a funzionare fino alla fine del mese che hai pagato. Non sono previsti rimborsi, perché un server dedicato e il tuo hero vengono configurati nel momento in cui paghi.

HeroKit può rispondere a domande tipo "quanto devo?"

Il tuo hero trova l'importo e la scadenza che hai già inviato al cliente e redige la risposta. Tu la approvi prima che venga inviata.

Fai fare le cose a HeroKit

Perché il tuo tempo è prezioso.

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