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Cómo funciona

Cómo funciona HeroKit, desde el primer mensaje hasta el final

No hay una nueva app que aprender. HeroKit vive donde ya hablas: WhatsApp, Telegram y correo electrónico. Así es como pasas de obtener tu asistente a aprobar su primer borrador.

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No tienes tiempo para aprender otra herramienta

La mayoría de las herramientas de productividad prometen ahorrarte tiempo y luego te piden un fin de semana para configurarlas. Una nueva app que instalar, un panel que aprender, integraciones que configurar, reglas que escribir, un equipo que capacitar. Para cuando funciona, la semana que debía ahorrarte ya pasó, y la app se queda sin abrir en tu teléfono.

HeroKit funciona como ya trabajas. Tu héroe obtiene su propio número de teléfono en WhatsApp y Telegram, así que lo guardas como contacto y empiezas a escribir. Conectas tu correo y calendario una vez, eliges qué tan cuidadoso debe ser tu héroe y, a partir de ahí, simplemente preguntas, por texto o nota de voz, como se lo pedirías a una persona.

Esta página explica exactamente qué sucede: cómo funciona la configuración, qué hace tu héroe con cada solicitud, qué rutinas se ejecutan solas y dónde está tu aprobación en cada paso. Sin jerga, sin diagramas de flujo que memorizar.

Configúrate

  1. 1

    Obtén tu asistente

    Dinos dónde quieres contactar a tu héroe. Obtiene su propio número de teléfono personal, totalmente conectado a WhatsApp y Telegram, para que lo guardes como contacto.

  2. 2

    Conecta tus cuentas

    Conecta tus cuentas de Gmail, Google Calendar, Drive, Docs, Sheets y Slides, y las demás apps con las que trabajas. Las contraseñas y claves se guardan en una bóveda segura.

  3. 3

    Elige tus niveles de aprobación

    Decide qué hace tu héroe por su cuenta, qué te pregunta primero y qué solo planifica.

Cada solicitud, desde la pregunta hasta listo

  1. Tú preguntas

    Envía un mensaje a tu héroe, manda una nota de voz en cualquier idioma, reenvíale algo o menciónalo en un grupo.

  2. Tu héroe planifica

    Cada solicitud se convierte en una tarea con seguimiento y fecha límite.

  3. Tu héroe redacta

    Los mensajes y correos se redactan para que los apruebes con un toque.

  4. Tú apruebas

    Nada sale sin tu OK. Ves el texto exacto antes de que se envíe.

  5. Tu héroe hace seguimiento

    Tu héroe les recuerda a las personas que estás esperando y te avisa cuando está hecho.

Conversación de ejemplo

Rutinas que se ejecutan solas

  • Cada pocos minutos

    Tu héroe revisa tu correo y solo te avisa cuando algo es urgente.

  • Cada mañana

    Un breve resumen: las reuniones de hoy, las tareas pendientes, los plazos próximos y lo que espera tu respuesta.

  • Cuando alguien no responde

    Si alguien no ha contestado, tu héroe sugiere un recordatorio amable, listo para que lo apruebes.

  • Semanas antes de un plazo

    Tu héroe te recuerda los plazos semanas antes de que lleguen.

  • A tu ritmo

    Resúmenes diarios, informes semanales, recordatorios y avisos de "avísame cuando pase X", incluso mientras duermes.

  • Cada semana

    Un informe de uso que muestra exactamente lo que hizo tu héroe y lo que costó.

Imagina esto

Sigue cuatro solicitudes desde la petición hasta la resolución

Escenarios ilustrativos con nombres de ejemplo, que muestran cada paso que da tu héroe.

Ejemplo: día uno, cinco minutos después de conectar Gmail

El primer mensaje tras la configuración

  • El momento

    Un nuevo asistente suele implicar un tutorial. Aquí implica una conversación.

  • Envías a tu héroe

    «¿Qué debería saber sobre esta semana?»

  • Tu héroe

    Lee el calendario y la bandeja de entrada conectados, y responde con las reuniones, los plazos y los correos que esperan respuesta.

  • El resultado

    La primera respuesta útil llega en el primer minuto, sin nada que aprender antes.

Ejemplo ilustrativo

Imagina esto: un presupuesto que prometiste a un cliente

Una solicitud con plazo

  • El momento

    Prometiste un presupuesto para el jueves y solo existe en tu cabeza.

  • Envías a tu héroe

    «Recuérdame enviar el presupuesto de Green Street antes del jueves, y redáctalo a partir del presupuesto del mes pasado.»

  • Tu héroe

    Crea una tarea con el plazo del jueves, encuentra el presupuesto del mes pasado en tu Drive y redacta el nuevo para que lo revises.

  • El resultado

    El miércoles el borrador te espera, un día antes del plazo.

Ejemplo ilustrativo

Ejemplo: una respuesta a un proveedor

Una aprobación con un toque

  • El momento

    Normalmente abrirías el correo, escribirías una respuesta, revisarías el tono y lo enviarías.

  • Envías a tu héroe

    «Dile a Atlas que aceptamos la nueva fecha de entrega.»

  • Tu héroe

    Redacta la respuesta con tu tono y te muestra el texto exacto antes de enviar nada.

  • El resultado

    Lo lees, tocas enviar, y el proveedor tiene una respuesta en menos de un minuto.

Ejemplo ilustrativo

Imagina esto: una factura con dos semanas de retraso

El seguimiento que cierra el círculo

  • El momento

    Enviaste la factura, el cliente se quedó callado y nadie hizo seguimiento.

  • Envías a tu héroe

    «Nada nuevo. La factura ya era una tarea registrada».

  • Tu héroe

    Detecta que no hay respuesta después del tiempo que fijaste, te sugiere un recordatorio amable para tu aprobación y te avisa cuando se paga.

  • El resultado

    El círculo se cierra sin que tengas que mantenerlo en la cabeza.

Ejemplo: una vigilancia sobre un correo importante

Una rutina que se ejecuta mientras duermes

  • El momento

    Revisas tu bandeja de entrada a medianoche porque podría llegar un contrato firmado.

  • Envías a tu héroe

    «Avísame en cuanto llegue el contrato firmado de Rina, aunque sea de noche».

  • Tu héroe

    Activa una vigilancia en tu bandeja de entrada conectada. Cuando llega el correo, tu héroe revisa el adjunto, lo archiva en Drive y te envía un mensaje de una línea.

  • El resultado

    Duermes, el contrato llega a las 2:00 y lo primero que ves por la mañana es «Firmado, archivado, no falta nada».

Configuración en detalle

Tres pasos. La mayoría de la gente ya está hablando con su héroe el mismo día.

1. Consigue tu héroe

Dinos dónde quieres contactar a tu héroe. Recibe su propio número de teléfono personal, conectado a WhatsApp y Telegram, y funciona en un servidor dedicado configurado para ti. Guarda el número como contacto y saluda.

2. Ponle nombre a tu héroe y dale una cara

Elige el nombre que verá la gente, sube una foto de perfil o un logo, escribe la línea de descripción y elige la personalidad. Se muestra igual en WhatsApp y Telegram.

3. Conecta tus cuentas

Conecta tus cuentas de Gmail, Google Calendar, Drive, Docs, Sheets y Slides, y las demás apps con las que trabajas. Las contraseñas y claves se guardan en una bóveda segura.

4. Elige tus niveles de aprobación

Decide qué hace tu héroe por su cuenta, qué pregunta primero y qué solo planifica. Puedes cambiarlo cuando quieras.

5. Dale tus tres primeras tareas

Empieza poco a poco: un resumen matutino, clasificación de la bandeja de entrada y seguimiento de respuestas pendientes. Añade más cuando confíes en cómo trabaja tu héroe.

Prueba: «Cada día de lunes a viernes a las 7:30, envíame un resumen de mi día».

Qué pasa dentro de cada solicitud

Cuando envías un mensaje, tu héroe primero averigua qué quieres y si es una tarea o varias. Una nota de voz que dice «pide cita con el dentista, envía la presentación y recuérdame el cumpleaños de mamá» se convierte en tres tareas registradas, cada una con su propio plazo.

Después tu héroe reúne lo que necesita: tu calendario para los horarios, tu bandeja de entrada para el hilo, tu Drive para el documento, su memoria para saber quién es cada persona y cómo te gusta que se hagan las cosas. Si falta algo, te hace una pregunta corta en lugar de adivinar.

Luego tu héroe hace el trabajo. Los borradores se escriben con tu tono, la investigación se resume, los documentos se formatean, los formularios se rellenan en su propio navegador. Todo lo que vaya a llegar a otra persona se te muestra primero, con el texto exacto.

Por último, tu héroe hace seguimiento. Insiste con las personas a las que estás esperando, te recuerda antes de los plazos y te avisa cuando la tarea está hecha. Las tareas abiertas aparecen en tu resumen matutino hasta que se cierran.

Los niveles de aprobación, explicados

Los niveles de aprobación son cómo decides cuánto hace tu héroe sin preguntar. Los configuras por tipo de acción.

Hazlo

Tu héroe actúa por su cuenta. Ideal para leer y clasificar correos, mantener tu lista de tareas y preparar resúmenes.

Pregunta primero

Tu héroe lo prepara todo y espera tu OK. Los mensajes y correos a otras personas están siempre en este nivel.

Solo planificar

Tu héroe prepara el plan y te deja el paso final a ti. Útil para compras, registros o cualquier cosa que quieras terminar tú mismo.

Desconocidos

Los mensajes de personas que tu héroe no conoce se te resumen con una respuesta sugerida. Nunca se responden automáticamente.

Cómo hablas con tu héroe

Texto

Escribe como lo harías a una persona. Breve está bien.

Prueba: «Mueve mi reunión de las 3 a mañana».

Notas de voz

Habla en cualquier idioma. Tu héroe transcribe, entiende y puede responder con un mensaje de voz.

Reenvíos

Reenvía un correo, un mensaje o un documento y di qué hacer con él.

Prueba: «Convierte esto en tareas».

Grupos

Añade a tu héroe a un grupo de WhatsApp o Telegram y menciónalo cuando necesites algo. Los miembros del grupo también reciben respuestas de tu héroe.

Tu primera semana con un héroe

Una primera semana ilustrativa, para que sepas qué esperar.

Día 1

Saluda, conecta Gmail y Calendar, y pregunta qué hay esta semana.

Día 2

Llega tu primer resumen matutino. Pide a tu héroe que ordene la bandeja de entrada y redacte las respuestas que debes.

Día 3

Envía una nota de voz con tres cosas que tengas en mente y míralas convertirse en tareas.

Día 4

Tu héroe sugiere los primeros seguimientos para quienes no han respondido.

Día 5

Añade tu héroe a un equipo o grupo familiar.

Día 7

Tu primer informe semanal de uso muestra lo que hizo tu héroe y cuánto costó.

Consejos para mejores resultados

Di la fecha límite

Cada solicitud se convierte en una tarea rastreada. Una fecha límite le dice a tu héroe cuándo recordarte y cuándo insistir.

Dile a tu héroe una vez

Las preferencias que compartes se recuerdan: horarios de reuniones, cómo firmas correos, quién es importante.

Prueba: «Siempre firmo los correos "Best, Dan"».

Corrige en el chat

Si un borrador no está bien, di qué cambiar. Tu héroe aprende tu estilo con el tiempo.

Pregunta qué está pendiente

Cuando no estés seguro de qué está pasando, pregunta. Tu héroe enumera las tareas abiertas y qué está esperando a quién.

Lo que se ejecuta cuando no estás mirando

Parte del mejor trabajo de tu héroe ocurre sin que tú envíes un mensaje. Estas rutinas se ejecutan según el horario que establezcas.

Vigilancia de la bandeja de entrada

Cada pocos minutos tu héroe revisa tus cuentas de correo conectadas. La mayoría de los mensajes se clasifican en silencio; solo los urgentes llegan a tu teléfono, con un resumen de una línea y una respuesta sugerida.

Radar de fechas límite

Renovaciones, trámites, contratos y cumpleaños se guardan como tareas con fecha. Tu héroe te recuerda con semanas de antelación, de nuevo unos días antes y el mismo día si sigue pendiente.

Control de contactos silenciosos

Cuando alguien a quien esperas se queda callado, tu héroe lo nota y sugiere un recordatorio amable. Lo apruebas, lo editas o le dices a tu héroe que espere más.

Vigilancias

Pide a tu héroe que te avise cuando ocurra algo: llega una factura, baja un precio, responde una persona concreta. La vigilancia sigue activa hasta que se dispara.

Prueba: «Avísame cuando llegue el contrato firmado de Rina».

Resúmenes e informes

Los resúmenes diarios y los informes semanales llegan a la hora que elijas, en tu chat o en un grupo.

Dónde mantienes el control

El control está integrado en cada paso, no añadido como un ajuste que tengas que buscar. Tu héroe lee y prepara con libertad, porque ahí es donde se gana tiempo. En el momento en que una acción llegaría a otra persona, se detiene y te muestra el texto exacto.

Siempre puedes preguntar qué hizo tu héroe y por qué. El informe semanal de uso detalla el trabajo y su coste, y puedes ver y editar lo que tu héroe recuerda sobre ti, tus contactos y tus proyectos.

Si cambias de opinión sobre cuán cuidadoso debe ser tu héroe, cambia el nivel de aprobación. Tu héroe sigue la nueva regla desde la siguiente solicitud.

Cómo mejora tu héroe cada semana

Tu héroe empieza con lo que conectas y lo que le cuentas. Cada corrección que haces en el chat, cada preferencia que mencionas y cada persona que presentas se recuerda, así que la segunda semana se siente distinta de la primera.

En la primera semana quizá edites la mayoría de los borradores. Para la tercera, la mayoría se envían con un toque, porque tu héroe ha aprendido cómo abres un correo, cuán formal eres con cada cliente y cómo te gusta despedirte. Puedes ver y editar lo que tu héroe recuerda en cualquier momento.

Lo mismo ocurre con las rutinas. Empieza con el resumen matutino, luego añade el informe semanal, luego una o dos vigilancias. Cada rutina que añades es una cosa menos que recordar, y tu héroe las sigue ejecutando tanto si tu teléfono está encendido como si no.

Solicitudes que la gente envía en su primer mes

Si no sabes qué pedir, empieza con una de estas. Cada una muestra una parte distinta de cómo funciona tu héroe.

Despeja la bandeja de entrada

Tu héroe clasifica cada cuenta conectada, enumera lo que te necesita y redacta las respuestas que debes.

Prueba: «¿Qué hay en mi bandeja de entrada que realmente me necesita hoy?»

Planifica una reunión

Tu héroe revisa tu calendario, propone horarios y redacta el mensaje a la otra persona para tu aprobación.

Prueba: «Agenda 30 minutos con Eitan la próxima semana».

Persigue lo atrasado

Tu héroe enumera a todos los que te deben una respuesta y redacta un recordatorio amable para cada uno.

Prueba: «¿Quién no me ha respondido esta semana?»

Investiga antes de decidir

Tu héroe compara opciones y envía un breve resumen con las ventajas y desventajas.

Prueba: «Compara tres herramientas de contabilidad para una empresa de cinco personas».

Prepárate para mañana

Tu héroe envía la agenda, las personas y los puntos abiertos de cada reunión.

Prueba: «Prepárame para las reuniones de mañana».

Conviértelo en rutina

Cualquier cosa que pidas a menudo puede ejecutarse según un horario.

Prueba: «Haz esto todos los viernes a las 16:00».

Tu héroe, tu nombre, tu foto

Nadie más te permite dar forma al asistente con el que hablas. Ponerle nombre a tu héroe es parte de la configuración, y es el paso que más disfruta la mayoría.

Elige el nombre que ve la gente

Ponle a tu héroe el nombre que quieras. El nombre visible se actualiza en WhatsApp y en Telegram a la vez, así es la misma persona en ambas apps.

Sube tu propia foto de perfil

Usa una foto, un logo o uno de nuestros ocho ejemplos. La subes una vez y aparece en ambos canales. No hay cara generada: la imagen es la que tú eliges.

Escribe la línea de presentación y la personalidad

Breve y formal, cercano y conversador, o algo intermedio. Tu héroe mantiene el tono que marcas en cada chat y cada borrador.

Un héroe que lo hace todo

Cada cuenta tiene un héroe. La apariencia es solo apariencia: todos los héroes gestionan correo, calendario, tareas, grupos, investigación e informes de la misma forma.

Hacerlo tú mismo, un chatbot o un héroe

La misma solicitud, resuelta de tres maneras.

Hacerlo tú mismo, un chatbot o un héroe
Comparado enHacerlo tú mismoUn chatbotTu héroe
Dónde preguntasCinco aplicaciones diferentesUna app aparteWhatsApp o Telegram
Encuentra el hilo de correoTú buscasTú lo pegasYa está conectado
Consulta el calendarioTú lo hacesNoSí
Escribe la respuestaTú lo hacesSí, tú la copiasSí, lista para enviar
La envíaTú lo hacesTú lo hacesTras tu OK
Hace seguimiento despuésSi te acuerdasNoSí

Tú mantienes el control

Nada sale sin tu aprobación. Los mensajes y correos a otras personas se envían solo después de que apruebes el texto exacto.

  • Niveles de aprobación. Elige qué hace tu héroe por su cuenta, qué pregunta primero y qué solo planifica.

  • Sin respuestas automáticas a desconocidos. Los mensajes entrantes se te resumen con una respuesta sugerida.

  • Privado por diseño. Las contraseñas y claves se guardan en una bóveda segura y tus datos nunca se comparten.

  • Informe de uso semanal. Consulta exactamente qué hizo tu héroe y cuánto costó.

Cómo funciona: tus preguntas

¿Preguntas que no cubrimos?

Escribe a hello@herokit.ai o envíanos un mensaje.

Háblanos
¿Cómo hablo con HeroKit?

Como lo harías con una persona. Escríbele a tu héroe en WhatsApp o Telegram, envía una nota de voz, reenvíale cualquier cosa o añádelo a un chat de grupo.

¿Qué son los niveles de aprobación?

Los niveles de aprobación te permiten elegir qué hace tu héroe por su cuenta, qué te pregunta primero y qué solo planifica. Los mensajes y correos a otras personas se envían solo después de que apruebes el texto exacto.

¿Qué pasa después de que pido algo?

Cada solicitud se convierte en una tarea con seguimiento y fecha límite. Tu héroe hace seguimiento, insiste con las personas que esperas y te avisa cuando está hecho.

¿HeroKit funciona mientras duermo?

Sí. Las automatizaciones se ejecutan según tu horario, incluso mientras duermes: resúmenes diarios, informes semanales, recordatorios y avisos de "avísame cuando pase X".

¿Cuánto se tarda en configurar HeroKit?

La configuración son tres pasos: consigue tu héroe, conecta tus cuentas y elige tus niveles de aprobación. La mayoría de las personas hablan con su héroe el mismo día.

¿Tengo que conectar todas mis cuentas a la vez?

No. Empieza por lo que más importa, normalmente Gmail y Google Calendar, y conecta más cuando quieras.

¿Puedo cambiar mis niveles de aprobación más adelante?

Sí. Puedes cambiar qué hace tu héroe por su cuenta, qué te pregunta primero o qué solo planifica cuando quieras.

¿Qué pasa si mi héroe no entiende una solicitud?

Tu héroe te hace una breve pregunta en lugar de adivinar, y recuerda la respuesta para la próxima vez.

¿Responderá mi héroe a las personas que escriban a su número?

Los mensajes de personas que tu héroe no conoce se te resumen con una respuesta sugerida. Nunca se responden automáticamente.

¿Cómo funciona el pago de HeroKit?

HeroKit es una suscripción mensual. Puedes cancelar en cualquier momento y tu héroe sigue funcionando hasta el final del mes que pagaste. No hay reembolsos, porque un servidor dedicado y tu héroe se configuran en el momento en que pagas.

¿Puedo hablar con mi héroe en un idioma distinto al inglés?

Sí. Envía notas de voz en cualquier idioma. Tu héroe las transcribe, entiende la tarea y puede responderte con un mensaje de voz.

¿Puedo ver lo que ha hecho mi héroe?

Sí. Pregunta a tu héroe en cualquier momento por las tareas abiertas y terminadas, y cada semana un informe de uso muestra lo que hizo tu héroe y lo que costó.

Haz que las cosas sucedan con HeroKit

Porque tu tiempo es valioso.

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