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Assistant IA de planification

Un assistant personnel IA de planification pour votre agenda

Demandez un créneau à HeroKit : il consulte votre agenda, propose des créneaux libres et vous aide à réserver la réunion. Votre hero met des rappels, vous prépare avant les réunions et commence chaque journée par un brief matinal de ce qui vous attend.

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Rien ne part sans votre accord.

Exemple de conversation

Douze messages pour trouver un créneau

« Mardi, ça marche ? » « Mardi, c'est compliqué, mercredi plutôt ? » « Matin ou après-midi ? » « Désolé, je viens de voir, jeudi est toujours libre ? » Le temps de vous mettre d'accord sur un créneau, vous avez passé plus de temps à planifier la réunion qu'à y participer.

Et puis il y a les ratés plus discrets. L'appel réservé dans le mauvais fuseau horaire. Les deux réunions à 14h00 parce que l'une était dans votre tête et pas dans votre agenda. Le rendez-vous dont vous vous souvenez une heure après son début. La réunion où vous entrez sans avoir lu l'email qui en expliquait l'objet.

Un assistant de planification IA devrait vous décharger de tout cela. Votre hero consulte votre agenda avant de suggérer quoi que ce soit, propose de vrais créneaux libres, rédige le message à l'autre personne pour votre validation, met les rappels et vous prépare avant d'entrer. Le tout depuis un message WhatsApp ou Telegram, pour le faire entre deux occupations.

Imaginez

Les casse-têtes de planification que votre hero gère

Scénarios illustratifs d'une semaine ordinaire. Les noms sont des exemples.

Exemple : un point rapide avec un partenaire

La réunion qui a pris un seul message

  • Le moment

    Vous avez besoin de 30 minutes avec Alex la semaine prochaine. Vous savez que cela va prendre une journée d'allers-retours pour se caler.

  • Vous envoyez votre héros

    « Trouve 30 minutes avec Alex la semaine prochaine. »

  • Votre héros

    Consulte votre agenda, propose deux créneaux réellement libres et rédige l'invitation à Alex pour votre validation une fois que vous en avez choisi un.

  • Le résultat

    Le rendez-vous est fixé en un échange au lieu de douze.

Exemple illustratif

Imaginez : un client à l'étranger

L'appel entre fuseaux horaires

  • Le moment

    Vous avez proposé 15h et il est arrivé à 15h son heure. Une heure perdue pour tout le monde, et un malaise.

  • Vous envoyez votre héros

    « Trouve un créneau pour un appel avec Sam à New York cette semaine. Affiche les deux fuseaux horaires. »

  • Votre héros

    Propose des créneaux qui tombent dans les deux journées de travail, avec l'heure écrite pour vous et pour Sam, et rédige le message pour votre OK.

  • Le résultat

    Fini le calcul mental des fuseaux horaires et les appels manqués.

Exemple : un jeudi chargé

Le double rendez-vous qui n'a jamais eu lieu

  • Le moment

    Un fournisseur demande jeudi à 14h. Vous acceptez de mémoire, alors que vous avez déjà le dentiste à 14h.

  • Vous envoyez votre héros

    « Est-ce que jeudi 14h est libre ? »

  • Votre héros

    Consulte l'agenda, vous signale le dentiste et propose les créneaux libres les plus proches à la place.

  • Le résultat

    Vous répondez au fournisseur avec un créneau qui fonctionne vraiment.

Exemple illustratif

Imaginez : des appels enchaînés

La réunion où vous êtes arrivé sans préparation

  • Le moment

    Vous rejoignez un appel et réalisez que vous n'avez jamais lu le fil d'e-mails à ce sujet. Vous passez les dix premières minutes à rattraper le retard.

  • Vous envoyez votre héros

    « Prépare-moi pour mon rendez-vous de 11h. »

  • Votre héros

    Envoie une note courte : qui vous rencontrez, ce que disaient les derniers e-mails, ce qui reste en suspens et ce qui vous a été demandé.

  • Le résultat

    Vous entrez dans la pièce en étant la personne la mieux préparée.

Exemple : une date de renouvellement

L'échéance dont vous vous êtes souvenu trop tard

  • Le moment

    Le renouvellement d'assurance était dû vendredi dernier. Vous le saviez en mars et vous l'avez oublié en juin.

  • Vous envoyez votre héros

    « Rappelle-moi le renouvellement d'assurance trois semaines avant l'échéance. »

  • Votre héros

    Crée une tâche avec l'échéance et vous rappelle trois semaines avant, puis de nouveau à l'approche de la date.

  • Le résultat

    Les échéances arrivent comme des rappels sereins au lieu d'une panique nocturne.

Imaginez : en attente d'un créneau

La personne qui n'a jamais confirmé

  • Le moment

    Vous avez proposé deux créneaux lundi. Nous sommes jeudi, vous n'avez pas de nouvelles, et les deux créneaux restent bloqués dans votre tête.

  • Vous envoyez votre héros

    « Rien. Votre héros suit le dossier. »

  • Votre héros

    Remarque l'absence de réponse et suggère une relance polie, prête pour votre validation.

  • Le résultat

    Le rendez-vous est fixé ou libéré, au lieu de flotter pendant une semaine.

Exemple : un jour de maladie

La semaine qu'il a fallu réorganiser

  • Le moment

    Vous vous réveillez malade avec quatre réunions à l'agenda. Les reporter signifie huit messages avant 9h.

  • Vous envoyez votre héros

    « Je suis malade aujourd'hui. Décale les réunions d'aujourd'hui à plus tard cette semaine. »

  • Votre héros

    Trouve de nouveaux créneaux libres pour chaque réunion et rédige un message court et poli à chaque personne avec deux options, pour votre validation.

  • Le résultat

    Un clic par réunion, et vous retournez vous coucher.

Imaginez : deux parents, trois enfants

L'agenda familial que personne ne gère

  • Le moment

    Football mardi, dentiste mercredi, anniversaire samedi. Chacun pensait que quelqu'un d'autre l'avait noté dans l'agenda.

  • Vous envoyez votre héros

    « Ajoute les activités des enfants de l'e-mail de l'école à mon agenda avec des rappels la veille au soir. »

  • Votre héros

    Lit les dates dans l'e-mail, les ajoute à votre agenda et ajoute un rappel pour chacune la veille au soir.

  • Le résultat

    La semaine est au même endroit, et les rappels arrivent là où vous les verrez.

Exemple : un rédacteur, un designer ou un développeur

Le temps de concentration qui se faisait grignoter

  • Le moment

    Vous avez besoin de deux heures calmes par jour pour faire votre vrai travail. Chaque semaine, l'agenda se remplit et les heures calmes disparaissent.

  • Vous envoyez votre héros

    « Garde 9h à 11h libres chaque jour de la semaine et préviens-moi avant que quoi que ce soit s'y ajoute. »

  • Votre héros

    Retient la règle, ne propose jamais ces heures à personne et vous prévient quand quelqu'un les demande pour que vous puissiez décider.

  • Le résultat

    Vos meilleures heures restent les vôtres, sans avoir à les défendre dans chaque conversation.

Imaginez : un entretien de voiture

Le rendez-vous que vous deviez prendre en ligne

  • Le moment

    Le garage ne prend les réservations que via un formulaire web lent. Vous ne cessez de repousser.

  • Vous envoyez votre héros

    « Réserve l'entretien de la voiture pour la semaine prochaine, n'importe quel matin où je suis libre. »

  • Votre héros

    Consulte votre agenda, utilise son propre navigateur pour remplir le formulaire de réservation pour un matin libre, vous demande confirmation avant d'envoyer et ajoute le rendez-vous avec un rappel.

  • Le résultat

    Une tâche que vous évitiez depuis un mois est réglée en un message.

Qu'est-ce qu'un assistant de planification IA ?

Un assistant de planification IA trouve des créneaux de réunion, tient votre agenda à jour et vous rappelle ce qui arrive. Certains outils vous donnent un lien de réservation. D'autres réorganisent votre agenda automatiquement. D'autres encore s'intègrent à votre client mail.

HeroKit fonctionne depuis votre messagerie. Votre hero a son propre numéro WhatsApp et Telegram et est connecté à votre Google Calendar. Vous demandez comme vous le feriez à une personne, « trouve-moi une heure avec Dana avant vendredi », et votre hero répond avec de vraies options. Tout ce qui est destiné à quelqu'un d'autre attend votre validation du texte exact.

Ce que votre hero fait avec votre agenda

Trouve de vrais créneaux libres

Consulte votre agenda avant de suggérer quoi que ce soit, pour que vous ne proposiez jamais un créneau que vous n'avez pas.

Essayez : « Trouve-moi deux heures de concentration demain. »

Rédige l'invitation ou le message

Le message à l'autre personne est rédigé pour vous et envoyé seulement après votre validation.

Essayez : « Propose à Dana mardi ou mercredi matin. »

Définit des rappels

Des rappels pour les réunions, rendez-vous et échéances, aussi tôt que vous le souhaitez.

Essayez : « Rappelle-moi une heure avant la réunion parents-profs. »

Vous prépare

Avant les réunions importantes, une courte note de préparation à partir de vos e-mails, tâches et notes.

Essayez : « Prépare-moi pour l'appel du conseil demain. »

Envoie le brief du matin

Chaque matin : les réunions du jour, les tâches en cours, les échéances à venir et ce qui vous attend.

Essayez : « Ajoute aussi la première réunion de demain au message de ce soir. »

Surveille les échéances

Chaque demande devient une tâche suivie avec une échéance, avec des rappels des semaines à l'avance si vous le souhaitez.

Essayez : « Rappelle-moi la déclaration fiscale un mois avant. »

Relance en cas de silence

Si quelqu'un n'a pas confirmé un créneau, votre hero suggère une relance polie.

Essayez : « Si Sam n'a pas choisi de créneau d'ici demain, relance-le. »

Répond à « suis-je libre ? »

Une vérification rapide depuis n'importe où, y compris depuis un groupe de discussion.

Essayez : « Suis-je libre vendredi après-midi ? »

Comment fonctionne la planification avec votre hero

1. Connectez Google Calendar

Connectez votre agenda depuis le tableau de bord. Votre hero le consulte pour suggérer des créneaux et définir des rappels.

2. Indiquez vos habitudes à votre hero

Pas de réunion avant 9h30, le vendredi est consacré à la concentration, les appels durent 30 minutes sauf indication contraire. Votre hero s'en souvient.

3. Demandez en langage naturel

Envoyez un texto ou une note vocale : qui, combien de temps, et à peu près quand.

4. Choisissez un créneau

Votre hero propose de vraies options. Touchez-en une.

5. Validez le message

Vous voyez le texte exact qui sera envoyé à l'autre personne avant l'envoi.

6. Recevez rappels et préparation

Les rappels arrivent quand vous l'avez demandé, et une note de préparation avant les réunions qui vous importent.

Avant et après : un exemple de semaine de planification

Exemple mathématique, pas une mesure. Adaptez à votre propre semaine.

Supposons que vous fixiez huit réunions par semaine, et que chacune nécessite environ six messages pour être calée. À une ou deux minutes par message, y compris le temps de vérifier votre agenda, cela représente près d'une heure par semaine passée à « est-ce que mardi te va ? », plus le changement de contexte à chaque réponse.

Avec votre hero, chaque réunion est une demande et un toucher : vous demandez, vous choisissez un créneau, vous validez le message. Les rappels et les notes de préparation se font sans vous. Dans cet exemple, une heure de planification éparpillée se transforme en quelques minutes, et les erreurs, les mauvais fuseaux horaires et les doubles réservations disparaissent presque totalement.

Une bibliothèque de prompts pour votre agenda

Dix choses à demander à votre hero à propos du temps. Envoyez-les par texto ou note vocale.

La vérification rapide

Si un créneau est libre, et ce qu'il y a autour.

Essayez : « Suis-je libre jeudi à 15h00 ? »

L'offre à deux options

Deux vrais créneaux pour une réunion, prêts à envoyer.

Essayez : « Donne-moi deux options pour 45 minutes avec Noa la semaine prochaine. »

Le remaniement

De nouveaux horaires pour les réunions à déplacer, avec des messages rédigés pour chaque personne.

Essayez : « Déplace mes réunions de l'après-midi à demain. »

Le créneau protégé

Un créneau récurrent que votre héros garde libre.

Essayez : « Garde les vendredis après-midi libres pour la planification. »

L'alerte anticipée

Un rappel bien avant l'échéance, pas le jour même.

Essayez : « Rappelle-moi le renouvellement du visa six semaines avant son expiration. »

Le jour de voyage

Les réunions un jour de voyage vérifiées par rapport à vos horaires de vol.

Essayez : « Je vole à 13h00 mardi. Y a-t-il un conflit ? »

La demande de préparation

Une note courte avant une réunion spécifique.

Essayez : « Prépare-moi pour l'appel avec la banque. »

La semaine à venir

Un aperçu du dimanche soir de la semaine à venir.

Essayez : « À quoi ressemble la semaine prochaine ? »

La fenêtre libre

La plus longue plage libre sur une période donnée.

Essayez : « Où est mon plus long créneau libre cette semaine ? »

La relance

Un rappel à quelqu'un qui n'a pas encore choisi d'horaire.

Essayez : « Rappelle à Sam de choisir un créneau s'il ne l'a pas fait d'ici demain. »

Ce que contient une note de préparation de réunion

Demandez une note de préparation avant toute réunion. Elle est courte à dessein : une minute de lecture, pas une heure.

Qui et pourquoi

Qui vous rencontrez, l'objet de la réunion et la date de votre dernier échange, à partir de votre agenda et de vos e-mails récents.

Ce qui a été dit

Les derniers e-mails ou messages avec cette personne, résumés en deux ou trois lignes.

Ce qui est en suspens

Les tâches et promesses qui les concernent : ce que vous leur devez et ce qu'ils vous doivent.

Ce qu'il faut décider

Toute question qui attend votre réponse, pour que la réunion se termine par une décision plutôt que par une autre réunion.

L'étiquette de planification que suit votre héros

Bien planifier, c'est planifier avec courtoisie. Votre héros propose deux ou trois options au lieu d'une, pour que l'autre personne puisse choisir. Les messages sont courts et sympathiques, rédigés dans le ton que vous avez défini, et ils attendent toujours votre approbation avant d'être envoyés.

Votre héros respecte les règles que vous lui donnez : les heures que vous protégez, les jours que vous gardez libres et la durée habituelle de vos réunions. Quand une demande enfreint l'une de vos règles, votre héros vous le signale au lieu de la réserver discrètement.

À qui un assistant de planification IA est le plus utile

Fondateurs et dirigeants

Des journées enchaînées, des réunions entre fuseaux horaires et des notes de préparation avant les réunions importantes.

Équipes commerciales

Des appels de démonstration réservés rapidement pendant que le prospect est encore intéressé, avec des rappels pour que personne n'oublie.

Consultants et coachs

Des sessions réservées sans allers-retours, et des actions suivies après chacune.

Agents immobiliers

Des visites coordonnées autour de votre agenda, avec des rappels avant chacune.

Parents occupés

Activités, rendez-vous et événements scolaires dans un seul agenda avec des rappels qui arrivent sur WhatsApp.

Tous ceux qui ont trop d'applications

Une seule conversation pour demander « suis-je libre ? », au lieu d'ouvrir l'agenda, l'e-mail et l'application de tâches.

Une planification pour la vraie vie, pas seulement le travail

Rendez-vous familiaux

Médecin, dentiste, réunions parents-profs et activités, avec des rappels qui arrivent dans la conversation que vous lisez vraiment.

Factures et renouvellements

Les dates de paiement et les renouvellements suivis comme des échéances, avec des rappels des semaines à l'avance.

Temps personnel

Des créneaux pour la salle de sport, un footing ou un dîner, protégés comme des réunions.

Voyages

Le vol, l'enregistrement et les réunions à l'arrivée, dans un seul briefing matinal.

Pourquoi planifier depuis une conversation fonctionne mieux qu'une autre application

Les problèmes de planification viennent rarement de l'agenda lui-même. Ils surviennent dans les interstices : la demande qui arrive pendant que vous conduisez, la réponse que vous comptiez envoyer après la réunion, le rappel que vous avez programmé dans une application que vous n'ouvrez jamais. Une application d'agenda ne peut pas vous aider dans ces moments, car vous n'y êtes pas quand ils se produisent.

Vous êtes dans vos conversations. C'est là que la demande arrive, que l'autre personne attend, et que vous verrez réellement un rappel. Placer votre assistant de planification dans WhatsApp et Telegram comble l'écart entre « je devrais réserver ça » et « c'est réservé », là où la plupart des réunions se perdent.

Votre héros, votre nom, votre photo

Personne d'autre ne vous laisse façonner l'assistant à qui vous parlez. Les rappels et suggestions viennent d'un héros avec le nom et la photo que vous avez choisis, dans WhatsApp et Telegram.

Choisissez le nom que les gens voient

Appelez votre héros comme vous voulez. Le nom affiché se met à jour sur WhatsApp et sur Telegram en même temps, pour que ce soit la même personne sur les deux applis.

Importez votre propre photo de profil

Utilisez une photo, un logo ou l'une de nos huit apparences d'exemple. Vous l'importez une fois et elle s'affiche sur les deux canaux. Pas de visage généré : l'image est celle que vous choisissez.

Rédigez la ligne de présentation et la personnalité

Court et formel, chaleureux et bavard, ou entre les deux. Votre héros garde le ton que vous avez défini dans chaque conversation et chaque brouillon.

Un seul héros qui fait tout

Chaque compte a un héros. L'apparence n'est que l'apparence : chaque héros gère les e-mails, l'agenda, les tâches, les groupes, la recherche et les rapports de la même façon.

Façons de planifier des réunions, comparées

Façons de planifier des réunions, comparées
Ce qui compteHeroKitOutil de lien de réservationLe faire soi-mêmeUn assistant humain
Comment vous demandezUn message ou une note vocaleEnvoyez un lien et attendezMessages aller-retourUn message à votre assistant
Vérifie d'abord votre calendrierOuiOui, pour le lienSi vous y pensezOui
Rédige le message à l'autre personneOui, approuvé par vousNon, le lien s'en chargeVous l'écrivezOui
Rappels et échéancesOui, aussi tôt que vous le souhaitezRappels de réunion uniquementVotre propre systèmeOui
Préparation avant les réunionsOui, à partir des e-mails et des tâchesNonSi vous trouvez le tempsOui
Gère aussi les e-mails, les tâches et les groupesOui, même hérosNonVous faites toutCela dépend de la personne

Comment HeroKit gère votre emploi du temps

  • Calendrier et planification

    Votre héros consulte votre calendrier, suggère des horaires, définit des rappels et vous prépare avant les réunions.

  • Brief du matin

    Chaque matin, vous recevez un court brief : les réunions du jour, les tâches en cours, les échéances à venir et ce qui vous attend.

  • Liste de tâches qui boucle les boucles

    Chaque demande devient une tâche suivie avec une échéance, et votre héros vous rappelle les échéances des semaines à l'avance.

  • Automatisations selon votre planning

    Synthèses quotidiennes, rapports hebdomadaires, rappels et surveillances « préviens-moi quand X se produit » qui tournent seuls, même pendant votre sommeil.

  • Relances et rappels sans réponse

    Vous attendez qu'on vous confirme un horaire ? Si la personne n'a pas répondu, HeroKit suggère une relance polie, prête à être approuvée.

  • Et tout ce qu'un excellent assistant de direction fait, 24h/24 et 7j/7.

    Voir toutes les fonctionnalités

Comment ça marche

Comment fonctionne HeroKit, étape par étape
  1. 1

    Obtenez le numéro de votre hero

    Votre hero reçoit son propre numéro WhatsApp et Telegram. Enregistrez-le comme n'importe quel contact.

  2. 2

    Connectez vos comptes

    Connectez Gmail, Google Calendar et les autres applications que vous utilisez, pour que votre hero travaille là où se trouve déjà votre travail.

  3. 3

    Écrivez à votre hero comme à une personne

    Envoyez un message à votre hero, un vocal, transférez-lui n'importe quoi ou ajoutez-le à un groupe. Il rédige, vous validez.

Vous gardez le contrôle

Rien ne part sans votre accord. Les messages et e-mails vers d'autres personnes ne sont envoyés qu'après votre approbation du texte exact.

  • Niveaux d'approbation. Choisissez ce que votre hero fait seul, ce qu'il demande d'abord et ce qu'il ne fait que planifier.

  • Pas de réponses automatiques aux inconnus. Les messages entrants vous sont résumés avec une réponse suggérée.

  • Confidentiel par conception. Les mots de passe et les clés restent dans un coffre-fort sécurisé, et vos données ne sont jamais partagées.

  • Rapport d'utilisation hebdomadaire. Voyez exactement ce que votre hero a fait et ce que cela a coûté.

Questions sur l'assistant de planification IA

Des questions sans réponse ?

Écrivez à hello@herokit.ai ou envoyez-nous un message.

Parlez-nous
HeroKit peut-il planifier des réunions pour moi ?

Oui. Votre héros consulte votre agenda, propose des créneaux et aide à planifier les réunions. Tout ce qui est envoyé à une autre personne n'est transmis qu'après votre validation du texte exact.

Avec quel agenda HeroKit fonctionne-t-il ?

HeroKit se connecte à Google Calendar, ainsi qu'à Gmail, Google Drive, Docs, Sheets et Slides.

HeroKit me rappellera-t-il les échéances ?

Oui. Chaque demande devient une tâche suivie avec une échéance, et votre héros peut vous rappeler les échéances des semaines à l'avance.

Que contient le brief du matin ?

Un court brief chaque matin : les réunions du jour, les tâches en cours, les échéances à venir et ce qui attend votre réponse.

HeroKit gère-t-il les fuseaux horaires ?

Oui. Indiquez à votre héros où se trouve l'autre personne et les créneaux proposés sont adaptés pour vous deux.

Mon héros peut-il prendre des rendez-vous comme chez le dentiste ?

Votre héros trouve le créneau, rédige le message ou remplit le formulaire de réservation en ligne avec son propre navigateur, et vous validez tout ce qui est destiné à une autre personne. Les appels téléphoniques arrivent bientôt.

Puis-je garder des heures sans réunion ?

Oui. Indiquez vos règles à votre héros, par exemple « pas de réunion avant 9h30 » ou « le vendredi est consacré à la concentration », et elles sont respectées lors de la proposition de créneaux.

Puis-je faire une demande depuis un groupe ?

Oui. Si votre héros est dans un groupe, les personnes peuvent demander si un créneau convient, et tout ce qui nécessite votre décision vous parvient en privé.

Mon héros déplace-t-il des réunions sans demander ?

Non. Votre héros propose de nouveaux créneaux et rédige les messages. Tout ce qui est envoyé à une autre personne attend votre validation du texte exact.

Puis-je planifier par la voix ?

Oui. Envoyez un message vocal dans n'importe quelle langue, « trouve une heure avec Dana la semaine prochaine », et votre héros répond avec de vraies options.

Existe-t-il un outil gratuit pour trouver des créneaux de réunion ?

Oui. Notre outil gratuit de recherche de créneaux compare les fuseaux horaires dans votre navigateur. Votre héros fait de même à partir de votre agenda réel.

Comment est facturé l'assistant de planification IA ?

HeroKit est un abonnement mensuel. Vous pouvez annuler à tout moment et votre hero continue de fonctionner jusqu'à la fin du mois payé. Aucun remboursement n'est possible, car un serveur dédié et votre hero sont mis en place dès votre paiement.

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